Seit 2015 herrscht Pflicht zum Betrieb einer Verfahrensdokumentation. Nicht zuletzt in der Gastronomie. Denn jetzt kommt folglich die Überprüfung einer solcher – und das war zu erwarten. Es ist unabdingbar, eine solche Dokumentationspflicht in seinem Betrieb einzuführen und dauerhaft umzusetzen. Hier, in unserem heutigen Blogbetrag, erfahren Sie alle Details zur verpflichtenden Verfahrensdokumentation Gastronomie & Hotellerie.
Tatsächlich liegt die Pflicht zur Verfahrensdokumentation nicht in Gesetzesform vor, sondern in Form eines vom Bundesfinanzministeriums veröffentlichten Schreiben. Diese 2015 veröffentlichte Richtlinie nennt sich GoDB, in seiner Langform bedeutet dies „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“.
Natürlich stellt sich für alle noch Unwissende sofort die Frage: Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Die Verfahrensdokumentation dient dazu, den Nachweis auch für Dritte nachvollziehbar erbringen zu können, dass man die Anforderungen des HGB (Handelsgesetzbuch) und der AO (Abgabenordnung) in einem Betrieb erfüllt. Dabei regelt dieses jedoch nicht, welche Unterlagen überhaupt und für welchen Zeitraum man sie aufbewahren muss. Diese Umstände sind den jeweiligen gesetzlichen Bestimmungen zu entnehmen. Vielmehr geht es darum, die folgenden Anforderungen an die Aufzeichnungen in elektronischer oder auch in Papierform zu erfüllen:
Diese lange Liste der Grundsätze der Verfahrensordnung wirkt nicht nur auf den Laien sehr umfangreich. Deshalb ist eine intensive Auseinandersetzung mit der konkreten Umsetzung der einzelnen Forderungen unerlässlich. Ebenso sollte in den meisten Fällen, ob bei der Verfahrensdokumentation Gastronomie oder Verfahrensdokumentation Hotellerie, ein Experte oder eine Expertin zurate gezogen werden.
Die Gastronomie ist als sogenannte „bargeldintensive“ Branche besonders im Blick der zuständigen Behörden. Und da man diese neue Verfahrensordnung bereits 2015 eingeführt hat, wird auf Unwissenheit seitens der Gastronomen also keine Rücksicht mehr genommen.
Zudem häufen sich, nachdem nun ausreichend Zeit zur Implementierung all der nötigen Maßnahmen und ggf. Hard- und Software gegeben war, sich die Kontrollen seitens der Betriebsprüfer. Ein solcher muss dann unmissverständlich, lückenlos und natürlich mit korrekten Daten alle Geschäftsvorgänge innerhalb eines gastronomischen Betriebes nachvollziehen können.
Gültigkeit besitzt die Pflicht zur Verfahrensdokumentation zwar nur für alle Betriebe ab einem Umsatz von 22.000 Euro pro Jahr. Dies dürfte somit aber die überwältigende Mehrheit aller gastronomischen Betriebe betreffen.
Eine seit Einführung der neuen Dokumentationspflicht bestehende Übergangsfrist zur Anschaffung und dem schließlichen Einsatz entsprechender Software ist zudem abgelaufen. Eine Schonfrist gibt es in diesem Bereich also nicht mehr.
Konsequenz einer nicht nachvollziehbaren, lückenhaften oder gänzlich fehlenden Dokumentation aller zu buchenden Vorgänge ist dann eine Schätzung, die natürlich im Fall der Fälle eher ungünstig für die Gastronomen ausfällt. Das bedeutet letztlich teilweise enorme, aber leicht zu vermeidende Kosten.
Wer diesen Schritt noch nicht gegangen ist, muss nun unbedingt unverzüglich eine Verfahrensdokumentation in seinem Betrieb einsetzen. Eine Rückdatierung ist dabei nicht zulässig, was den Zeitdruck dafür noch einmal deutlich erhöht.
Alle Prozesse, die in welcher Form auch immer Einfluss auf den Gewinn eines Betriebs haben, muss der Inhaber fortan dokumentieren, wenn dies nicht bereits der Fall ist, wie es eigentlich seit 2015 sein sollte. Teil dieser Dokumentation sind dabei nicht nur die einzelnen Buchungsvorgänge an sich, sondern auch die Frage danach, wer welche Zuständigkeit im Betrieb besitzt. Ebenfalls, welche Software man verwendet und sogar die Frage danach, welche Hardware zum Einsatz kommt.
Keine. Alle zuvor genannten Aspekte kommen genauso wie bei der Gastronomie auch in der Hotellerie zum Tragen. Was folglich dann ebenfso zutrifft, wenn an die Hotellerie keine Gastronomie angeschlossen ist. Auch, wenn die reine Hotellerie nicht ganz so „bargeldintensiv“ ist wie die Gastronomie, ist dennoch in naher Zukunft vermehrt mit Kontrollen seitens der Behörden zu rechnen. Wie oben bereits erwähnt, ist die Übergangsfrist für die Implementierung angezeigter Maßnahmen abgelaufen.
Da diese nicht die grundsätzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung der Daten regelt, sondern nur die dabei angewendete Verfahrensweise, stellt sich diese Frage nicht. Stattdessen wird dieses Thema in den entsprechenden gesetzlichen Bestimmungen zu Fragen der Aufbewahrung behandelt.
Welche Belege jeglicher Art aufbewahrt werden müssen, ist jeweils am besten mit dem eigenen Steuerberater oder rechtlichen Berater zu klären. Bei ganz konkreten Fragen zu diesem Thema wendet man sich an die Landesdatenschutzaufsicht.
Was auf den ersten Blick nach viel Arbeit, Aufwand und aufzubringender Energie aussieht, birgt letztlich auch die Chance auf einige positive Auswirkungen. So fallen bei ordnungsgemäßer Anwendung der Verfahrensdokumentation sowohl die Einarbeitung neuer Mitarbeiter als auch der Einsatz von Vertretungen im Krankheitsfalle wesentlich leichter als ohne die Existenz einer solchen.
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